Ratgeber & Wissensdatenbank
Ratgeber zum Thema „Kassensysteme“
Das Kassensystem ist das zentrale Steuerungsgerät in Ihrem Geschäft. Erfahren Sie hier alles Wichtige über unsere aktuellen Kassensysteme. Wir sind die Experten auf diesem Gebiet durch unsere 25-jährige Markterfahrung.
Was ist ein Kassensystem?
Ein Kassensystem ist heute ein komplexer Hochleistungscomputer, der deutlich mehr kann, als nur Zahlungen von Kunden entgegenzunehmen. Mit einem Kassensystem optimieren Bäcker, Metzger, Gastronomen oder Einzelhändler Prozesse und Abläufe in der Filiale. Dabei muss ein Kassensystem den gesetzlichen Anforderungen genügen.
Welche Kassensysteme gibt es?
Man kann Kassen in fünf unterschiedliche Arten einteilen, nämlich in: offene Ladenkassen, elektronische Registrierkassen, PC-Kasse, POS Kassensystem, iPad Kassensystem.
- Offene Ladenkassen
Die offene Ladenkasse ist streng genommen keine Kasse, sondern vielmehr ein Kassieren mit Portemonnaie und handschriftlicher Dokumentation mit einem Kassenbuch. Auch Kassenbelege müssen von Hand erstellt werden. Der zeitliche Aufwand ist gegenüber anderen Kassensystemen groß und birgt ein erhöhtes Fehlerrisiko. Die Gesetzesänderung des Kassengesetzes (KassenSichV) Anfang 2020 sieht vor, die offenen Ladenkassen abzuschaffen. Unternehmen, die noch auf ein nicht-elektronisches System setzen, müssen bis spätestens 2022 Finanzamtkonforme Kassen vorweisen. - Elektronische Registrierkassen
Elektronische Registrierkassen gehören ebenfalls nicht mehr zum Stand der Technik. Sie besitzen neben einer eingebauten Kassenschublade für Bargeld auch einen integrierten Bondrucker. Diese Kasse registriert ausschließlich Zahlungsvorgänge und ist dabei nicht an eine Kassensoftware oder andere Systeme, wie der Logistik oder Warenwirtschaft, verknüpft. Bei einem Verkauf kann der Preis oder die Artikelnummer manuell eingegeben oder der Barcode per Scanner eingelesen werden. Wurden alle Artikel eingegeben, ermittelt die Kasse den zu zahlenden Gesamtbetrag und die Kassenlade öffnet sich. Die richtige Erfassung der Umsätze ist demnach abhängig von der präzisen Artikeleingabe durch die Mitarbeitenden. Da in der Vergangenheit diese Kassenart häufig zu Steuerhinterziehungen genutzt wurde, ist diese Art der Kasse nur schwer mit der Einhaltung der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) vereinbar. - PC-Kassen
Bei PC-Kassen wird die Kassensoftware auf einem beliebigen Computer installiert. Der Vorteil ist, dass die Produkte elektronisch hinterlegt werden können und Mitarbeiter die Preise nicht einzeln eintragen müssen. Allerdings muss die Kassensoftware mit dem vorhandenen Betriebssystem des PCs kompatibel sein. Je nach Branche sind normale PCs oft ungeeignet, da sich Maus und Tastatur an besonders stark besuchten Tagen als wenig praktisch erwiesen haben. Es gibt hier aber sogenannte Industrie-PCs, die für den Einsatz in der Verkaufsfiliale besser geeignet sind, gerade hinsichtlich Schmutz, Fett und Hitze oder Kälte. - POS-Kassensysteme
Dieses Kassensystem lässt sich auf die Anforderungen einzelner Branchen individuell anpassen. Die Kassensoftware und Hardware sind perfekt aufeinander abgestimmt und erfüllen jeweils die speziellen Anforderungen der Zielbranchen: Vom individueller Benutzeroberfläche über ergonomische Anforderungen von der Integration eines Kartenterminal über die Verwendung von Handheld-Geräten und Tablets bis hin zum Smartphone ist fast alles möglich. Zahlungsvorgänge werden danke TSE GoBD-konform gespeichert, sodass dem Finanzamt jederzeit per Export wichtige Daten zur Verfügung gestellt werden können. POS-Kassensysteme können problemlos um weitere Kassen erweitert werden, sodass auch Filialen mit der gleichen Software ausgestattet werden können. - iPad-Kassensysteme
Im Vergleich zu anderen Kassensystemen ist ein iPad-Kassensystem oder Tablet-Kassensystemen ein innovativstes und günstiges Kassensystem, das jedoch aufgrund von technischen Limitationen ehr für den Kleingewerbetreibenden gedacht ist, der wenig Anforderungen an eine Kassensystem stellt und eher wenig Transaktionen darüber abwickelt. Die Kassensoftware wird dabei in der Cloud administriert. Die Kassiergeschwindigkeit ist dabei besonders von der lokalen Internetgeschwindigkeit abhängig, die in Stoßzeiten schon mal stark eingeschränkt sein kann. Die TSE muss dabei ebenfalls in der Cloud verwaltet. Kassenperipheriegeräte sind bei einer iPad-Kasse nur bedingt einsetzbar.
Ist jedes Kassensystem auch für mobile Hardware geeignet?
Grundsätzlich ja. Für mobile Hardware sind iPad- bzw. Tablet-Kassensysteme und POS-Lösungen natürlich sehr gut geeignet. Klassische Kassensysteme oder PC-Kassen können aber auch bequem über den Anschluss von mobilen Handheld-Geräten oder mit Apps auf dem Smartphone verknüpft werden, so dass auch hier eine nahtlose Steuerung und Bonierung möglich grundsätzlich ist. Nur einfache Registerkassen lassen sich nicht mit mobilen Geräten verbinden und sind damit für den Einsatz in der Verkaufsfläche ungeeignet.
Was sollte ein gutes Kassensystem heutzutage leisten können?
Ein hochwertiges Kassensystem sollte schnell und einfach zu bedienbar sein, über umfangreiche Bedienfunktionen verfügen, sowie weiter Peripheriegeräte, wie Kartenzahlterminals, Scanner, Drucker oder Bargeld-Recycler und mobiles Bonieren ermöglichen. Zudem ist die GOBD Konformität und das Erfüllen der Kassensicherheitsvorschriften ein Muss.
Im Gegensatz zur einfachen Registrierkasse, kommen bei Kassensystemen viele weitere Funktionen hinzu, um betriebliche Abläufe zu verbessern, wie z.B. Schnittstellen zur Buchhaltung, Zur Zeiterfassung, zu Warenwirtschaftssystemen oder DATEV-Schnittstelle für die Datenübertragung zum Steuerberater.
Was sind die wichtigen Peripheriegeräte des Kassensystems?
Die wichtigsten Hardware-Komponenten eines modernen Kassensystems sind insbesondere: Kassenschublade, mobile Handheld-Geräte, Bondrucker, Barcodescanner, Kartenterminal, App-Unterstützung.
- Kassenschublade: Diese dient zur Aufbewahrung für das Bar- und Wechselgeld.
- Mobile Handheld-Geräte: Unsere Handheld-Geräte mit individuellen Lösungen für jeden Arbeitsbereich werden vollständig mit der Kasse verbunden. Ein mobiles Bonier-System sorgt für effizientes Arbeiten, gerade wenn Sie über einen kleinen Schankbetrieb oder angeschlossenen Imbiss verfügen. Alle Handheld-Geräte sind ausschließlich für den anspruchsvollen Einsatz in der Gastronomie entwickelt worden. Sie überzeugen durch ein intuitives Design und eine übersichtliche Darstellung des Gastronomieangebots, so dass eine schnelle Bestellung möglich ist. Ergonomie, Design und Robustheit machen die Handhelds zu dem was sie sind: professionelle Tools für Gastronomie-Profis.
- Bondrucker: Damit werden Kassenbelege für den Kunden gedruckt, aber auch Belege für Barausgaben, Bareinlagen, Barentnahmen oder Stornos.
- Barcodescanner: Der Barcodescanner vereinfacht das Kassieren von Verkaufsartikeln, die mit einem QR-Code ausgezeichnet sind. Händler brauchen ihn auch bei der Inventur, um Ware zu erfassen.
- Kartenterminal: Bargeldlose Kartenzahlung ist inzwischen unverzichtbar für jede Gastronomie und beschleunigt den Bezahlvorgang enorm. Der Kunde zahlt automatisch passend und der Verkäufer muss weder das Geld einsortieren noch Wechselgeld herausgeben. Zudem steigert gerade kontaktloses Bezahlen die Hygiene in ihrem Geschäftsbetrieb. Eine nahtlose Integration des Terminals in die Kassenlösung ist dabei besonders wichtig, um schnelle und nahtlose Abläufe sicherzustellen.
- Apps: Werden häufig mittels einer App mit dem Kassensystem vernetzt. Die Smartphones oder Tablets dienen damit als Bedienungshilfen, Ersatz für den Barcodescanner oder Abfragegeräte für Auswertungen.
Was sollte eine Kassensoftware können?
Die Kassensoftware ist das eigentliche Herzstück der Kasse. Diese sorgt nicht nur dafür, dass Ihre Kassierer-/innen schnell und einfach erfasst kassieren können. Moderne Kassensysteme verwalten und speichern Kunden- und Warendaten und bieten damit zahlreiche Funktionen. Wenn Sie eine Kasse kaufen wollen, ist der Blick auf die Software oft wichtiger als auf die Hardware. Denn die Preise von Kassensystemen werden in erster Linie durch den Funktionsumfang der Software bestimmt.
Welche Funktionen hat eine Kassensoftware?
- Stammdatenverwaltung
- Warenwirtschaft
- Bestellungen, Retouren und Korrekturen
- Auftragsbestätigungen
- Lieferscheine und Rechnungen
- Inhaltsstoffverwaltung
- ABC-Analysen
- Statistiken
- Artikelfrequenzbericht
- Retourenüberwachung
- Lagerverwaltung
- Lieferantenbestellungen
- Inventuren
- Ansteuerung der wichtigen Peripheriegeräte
- Schnittstellen zu DATEV
Dies sind die wichtigsten Funktionen der Kassensoftware:
- Kundenverwaltung: Wer als Unternehmer tätig ist weiß, wie wichtig Kundenbindung ist: Loyale Kunden kommen wieder, sorgen für regelmäßigen Umsatz und empfehlen Ihr Geschäft weiter. Die Kundenverwaltung eines Kassensystems trägt maßgeblich dazu bei, Ihre Kunden zu binden, denn sie erfasst deren Kaufhistorie und individuelle Vorlieben. Diese Daten können Sie für Ihre Kundenberatung und Marketingaktionen nutzen.
- Warenwirtschaft: Den Lagerbestand von Produkten prüfen, Inventur machen, Lieferantendaten festhalten und Bestellungen verwalten – all das können Sie mit Kassensystemen mit angeschlossener Warenwirtschaft. Besonders hilfreich ist die Auswertung des Absatzes von einzelnen Produkten oder ganzen Warengruppen. Dank umfangreicher Möglichkeiten der Datenerfassung sind zahlreiche Analysen möglich, die Sie für Ihre strategischen Geschäftsentscheidungen nutzen können.
- Buchhaltung: Weiterhin kann die Software dazu beitragen, Ihre buchhalterischen Abläufe zu optimieren. Über Schnittstellen können Daten an Steuerberater oder andere Finanzdienstleister übermittelt werden. Hier sparen Sie jede Menge Zeit. Moderne Kassensysteme sind außerdem GoBD-konform, heißt, sie entsprechen den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.
- Sichere Kasse mit DATEV: Erfüllen Sie bequem alle gesetzlichen Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung dank einer automatischen DATEV-Schnittstelle. Im Prüfungsfall sind Sie mit Ihrem Steuerberater bestens gerüstet. Die Daten werden automatisiert aus Ihrer Kassensoftware an das DATEV Kassenarchiv online übertragen, Sie erfüllen die gesetzlichen Anforderungen, indem Sie die Kassendaten GoBD-konform bereitstellen und archivieren und durch automatische Prüfroutinen erhalten Sie eine hohe Qualität Ihrer Daten. Wenn Unplausibilitäten festgestellt werden. Darüber hinaus können Sie im Prüfungsfall Sie die Kassendaten exportieren und Dritten zur Verfügung stellen
Was müssen Sie beim Kauf eines Kassensystems berücksichtigen?
Neben dem Preis ist die Funktionalität, Zuverlässigkeit und Robustheit des Kassensystems sowie dessen Zukunftssicherheit entscheidend. Ferner spielt die Kassensoftware einen entscheidenden Unterschied.
Zunächst müssen Sie für sich bewerten, was die Kasse alles leisten soll und wie viele Transaktionen täglich über das Kassensystem abgewickelt werden. Darüber hinaus ist es von großer Bedeutung, welche weiten Systeme Sie an das Kassensystem anschließen wollen, wie Warenwirtschaft, Logistik, der Online-Shop, Backprogramme, Küchenmonitor, Live-Wetterdaten, die Personalwirtschaft, Buchhaltung, eine DATEV-Schnittstelle zu Ihrem Steuerberater, Kundenbindungsprogramme und vieles mehr. Erste wenn Sie Ihre Anforderungen definiert haben, lässt sich eine genaue Bewertung erstellen, welches Kassensystem für Sie das Beste ist.
Was ist eine TSE?
Eine TSE (Technische Sicherheitseinrichtung) ist eine Sicherheitseinrichtung zur Signierung von Belegen und Speicherung digitaler Aufzeichnungen nach Vorgabe des Gesetzgebers. Seit dem 01.01.2020 müssen elektronische Kassensysteme über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen. Mögliche Speichermedien sind z. B. SD-Karten, USB-Sticks oder Cloud-Lösungen. Es gibt auch TSE, die in einem lokalen Netzwerk von mehreren Kassensystemen genutzt werden können. Falls Sie ein Aufzeichnungssystem nicht oder nicht richtig durch eine TSE schützen, sieht das Gesetz ein Bußgeld von 25.000 € vor.
Welche Anforderungen an die Zertifizierung der technischen Sicherheitseinrichtung gibt es?
Die Zertifizierungspflicht beschränkt sich auf die technische Sicherheitseinrichtung, mit der die Aufzeichnungen des Kassensystems mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs zu sichern sind. Eine Zertifizierung der Kasse (oder Kassensoftware) selbst ist nicht vorgesehen. Hierdurch soll eine weitgehend flexible Integration in bestehende Kassensysteme ermöglicht werden.
Die detaillierten Anforderungen an das Sicherheitsmodul, das Speichermedium, die digitale Schnittstelle sowie die elektronische Aufbewahrung sind vom BSI entwickelt und in technischen Richtlinien und Schutzprofile veröffentlicht worden.
Welche Funktionen hat eine TSE?
- Beliebige Daten können mit einer Nummerierung, einer Zeitinformation und einer elektronischen Signatur versehen, in der TSE gespeichert und auf Anforderung zusammengefasst in einer Datei exportiert werden
- Sicherheitsmodul: Es führt die wesentlichen Sicherheitsfunktionen aus (Erzeugen der Signaturen, Führen der Transaktionszähler
- Speichermedium: Dient zur Speicherung der innerhalb der TSE abgelegten Daten.
- Digitale Schnittstelle: Hiermit ist die standardisierte Schnittstelle für die zu prüfenden Daten gemeint.
Welche Vorteile hat eine Hardware-TSE gegenüber einer Cloud-TSE?
Viele Gründe sprechen für die Hardware-Lösung:
- Sicherheit: Eine nicht zertifizierte TSE, z.B. im Falle einer Cloud-TSE für IOS-Systeme, ist keine ausreichende Sicherheitslösung. (Siehe hier: Stellungnahme Landesamt für Steuern Niedersachsen).
- Praxiserprobt: Die Hardware-TSE ist heute schon ausgereift, da sie seit Ende 2019 im Praxiseinsatz ist.
- Zuverlässigkeit: Keine Abhängigkeit von einer stabilen Internetverbindung. Die Hardware-TSE-Lösung kann sogar dauerhaft komplett offline eingesetzt werden.
Welche Pflichten gelten für ältere Kassen hinsichtlich TSE?
Bestehende Kassensysteme müssen nachträglich mit einer TSE ausgestattet werden, sofern diese Nachrüstung bauartbedingt technisch grundsätzlich möglich ist. Wenn keine Nachrüstung möglich ist und weitere Voraussetzungen vorliegen, dürfen die Geräte noch bis Ende 2022 weiterverwendet werden.
Ab wann gelten die neuen Kassenvorschriften?
Die Nichtbeanstandungsregel gilt bis zum 30.09.2020. Am 06.11.2019 hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) die „Nichtbeanstandungsregelung bei Verwendung elektronischer Aufzeichnungssysteme im Sinne des § 146a AO ohne zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung nach dem 31. Dezember 2019“ veröffentlicht:
- Die Umrüstung bestehender Kassensysteme sind umgehend durchzuführen.
- Es wird nicht beanstandet, wenn die Kassen bis zum30. September 2020 noch nicht über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen. Das Gleiche gilt für den Export nach DSFinV-K.
- Die Belegausgabepflicht bleibt bestehen.
- Die Meldung der Kasse und TSE beim Finanzamt wird aufgeschoben, bis eine elektronische Übermittlung zur Verfügung steht. Der Aufschub gilt bis maximal zum 30.09.2020
- Neue Kassen dürfen nur mit TSE verkauft werden.
Was beinhaltet die Kassensicherungsverordnung?
Die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) fordert, dass seit dem 1. Januar 2020 jedes Kassensystem folgende Vorgaben erfüllen muss: Einzelaufzeichnungspflicht, Datensicherung und Archivierung, Belegausgabepflicht, Meldepflicht.
Einzelaufzeichnungen
- Es müssen weiterhin Einzelaufzeichnungen in der Kasse geführt werden, analog zur aktuellen Rechtslage gemäß BMF-Schreiben vom 26.11.2010. Die Einzelaufzeichnungen werden nicht mehr in einem herstellerspezifischen Format, sondern standardisiert exportiert. Als Standard wird die CSV-Darstellung der DFKA-Taxonomie für Kassendaten (unter dem Namen “DSFinV-K”) verwendet.
- Die Taxonomie enthält einige Informationen über die buchhalterische und steuerliche Bedeutung der Daten.
- Ein Beispiel: Es wird nicht nur aufgezeichnet, dass Geld aus der Kasse entnommen wird und dieser Vorgang mit einem Text belegt, sondern es wird unterschieden zwischen einer Privatentnahme, Bezahlung einer Eingangsrechnung usw. Hierzu sind möglicherweise deutliche Anpassungen an bestehenden Kassenlösungen erforderlich.
Datensicherung / Archivierung
Neben den in jedem Fall erforderlichen Funktionen für eine Datensicherung ist es in vielen Fällen sinnvoll, revisionssichere Archivierungsmöglichkeiten zu implementieren. Im Gegensatz zur Datensicherung werden bei der revisionssicheren Archivierung die Daten am Ursprungsort gelöscht und es ist ein uneingeschränkter Zugriff darauf möglich. Sinnvoll kann eine Archivierung aus folgenden Gründen sein:
- Löschung für begrenzten Speicherplatz in Kassensystem und/oder TSE.
- Vereinfachter Zugriff durch zentralisierte Datenhaltung.
- Einhalten der gesetzlichen 10-jährigen Aufbewahrungsfrist, ohne Kassensystem bzw. TSEs so lange aufbewahren zu müssen.
Durch die kryptografische Sicherung der Daten bedarf es keiner besonderen Sicherheitsanforderungen an das Archivierungssystem. Eine Verdichtung der Daten ist ausdrücklich ausgeschlossen.
Belegausgabepflicht
Der wesentliche Sinn der Belegausgabepflicht und der Sicherheitselemente ist, dass bei einer Kassen-Nachschau leicht überprüft werden kann, ob alle Geschäftsvorfälle korrekt erfasst werden.
- Der Beleg muss immer und “in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit der Beendigung des Vorgangs” erstellt werden.
- Der Beleg kann in Papierform oder elektronisch zur Verfügung gestellt werden.
- Der Kunde muss den Beleg nicht annehmen.
- Ein elektronischer Beleg muss in einem standardisierten Datenformat (z.B. JPG, PNG oder PDF) erstellt werden.
- Auf dem Beleg müssen sich einige vorgegebene Sicherheitselemente befinden, wie z.B. die Seriennummer der TSE und eine digitale Signatur.
Meldepflicht
Laut Gesetz müssen Betreiber von elektronischen Aufzeichnungssystemen die Anschaffung und die Außerbetriebnahme innerhalb von einem Monat dem zuständigen Finanzamt mitteilen. Das soll auf “amtlich vorgeschriebenen Vordruck” erfolgen. Mitzuteilen sind für jedes einzelne Aufzeichnungssystem:
- Name des Steuerpflichtigen
- Steuernummer
- Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (das umfasst laut Anwendungserlass auch die 64-stellige Seriennummer)
- Art des Aufzeichnungssystems
- Anzahl der Aufzeichnungssysteme je Betriebsstätte/Einsatzort
- Seriennummer des Aufzeichnungssystems
- Datum der Anschaffung oder Datum der Außerbetriebnahme
Was ist die GoBD?
Die GoBD ist der Grundsatz der ordnungsgemäßen Buchführung. Das “Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen” trat am 29. Dezember 2016 in Kraft und schreibt vor, dass ab dem 01.01.2020 jede Registrierkasse mit einer technischen Sicherheitseinrichtung ausgestattet werden muss. Zuvor angeschaffte Systeme, die nicht umrüstbar sind, aber den GoBD entsprechen, dürfen noch bis Ende 2022 eingesetzt werden.
Für in Deutschland eingesetzte Kassen muss die GoBD beachtet werden. Die GoBD beschreiben die Anforderungen an die korrekte Erfassung und Aufbewahrung von elektronischen Geschäftsvorfällen, Belegen und anderen steuerrelevanten Daten. Außerdem wird in diesen Grundsätzen ausgeführt, wie Außenprüfer des Finanzamtes auf die elektronischen Daten des Steuerpflichtigen zugreifen können.
- Elektronische Aufbewahrungspflicht: Steuerrelevante Daten, die elektronisch erzeugt werden, müssen elektronisch so aufbewahrt werden, dass die Unveränderbarkeit der Daten und die Datensicherheit (insbesondere Schutz vor Verlust) gewährleistet sind. Die Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre. Zur unveränderbaren Archivierung reicht es nicht aus, sich alles auszudrucken, was man einmal elektronisch erzeugt hat. Alle elektronisch erzeugten steuerrelevanten Daten müssen auch elektronisch archiviert werden.
- Zehn Jahre lang sind auch Dokumente wie Bedienungs- und Programmieranleitungen für Kassensysteme aufzubewahren. Gleiches gilt für die Verfahrensdokumentationen. Dazu gehören zum Beispiel Protokolle über Änderungen an der Programmierung des Kassensystems. Laut BMF-Schreiben vom 26.11.2010 muss ein Kassensystem ab sofort alle Buchungsdaten im Detail sowie weitere Daten elektronisch und unveränderbar aufzeichnen sowie mindestens 10 Jahre archivieren. Steuerlich relevant sind danach: Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten. Ferner legen die Finanzbehörden großen Wert darauf, dass die Vollständigkeit der Daten prüfbar ist, z. B. durch fortlaufende Nummern. Die Archivierung kann auch in einem nachgeschalteten System erfolgen. Die Daten müssen bei Betriebsprüfungen elektronisch in einem auswertbaren Format zur Verfügung gestellt werden, womit eine direkte Schnittstelle zur IDEA-Software der Prüfer gemeint ist.
- Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Die Aufzeichnungen müssen für das Finanzamt nachvollziehbar sein und vor allem überprüfbar. Daher müssen die Daten so gespeichert werden, dass sie für die Finanzverwaltung lesbar und jederzeit verfügbar sind.
- Einzelaufzeichnung: Für elektronische oder computergestützte Registrierkassen und Kassensysteme ist seit des neuen Kassengesetzes im Jahr 2017 die Kassensicherungsverordnung in Verbindung mit § 146a AO zu beachten: Danach ist jeder einzelne Geschäftsvorfall zu speichern.
- Unveränderbarkeit: Außerdem müssen die Daten vollständig, richtig, ordentlich, zeitgerecht gebucht und aufgezeichnet sowie maschinell auswertbar sein. Diese Anforderungen genauso wie die Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit folgen aber nicht erst aus den GoBD, sondern bereits aus § 146 AO und § 239 HGB.
- Cloud-Kassensoftware: Außerdem müssen Nutzer eines Cloud-Dienstes mit dem Anbieter abklären, in welchem Land die Daten aufgezeichnet und gespeichert werden. Sollten steuerrelevante elektronische Aufzeichnungen im Ausland geführt und aufbewahrt werden, muss sich der Steuerpflichtige dies beim Finanzamt auf Antrag genehmigen lassen (§ 146 Abs. 2a AO). Anderenfalls droht die Festsetzung von Verzögerungsgeldern zwischen 2.500 € und 250.000 € pro Kasse. Im Übrigen muss der Cloud-Dienstleister auch im Ausland die GoBD-Anforderungen einhalten, damit das Finanzamt dem Steuerpflichtigen keine Probleme bereitet. Sollte das Finanzamt zum Beispiel unrichtige oder unvollständige Angaben – etwa bei der Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen – feststellen, kann es zur Einleitung eines Strafverfahrens kommen (§ 370 AO).
Wie sollte ich bei der Auswahl eines Kassensystems am besten vorgehen?
Ein neues Kassensystem ist eine wichtige und unter Umständen große Investition. Demzufolge sollte die Auswahl gut überlegt sein. Am besten gehen Sie dabei wie folgt vor. Am Anfang steht eine genaue Bedarfsermittlung, nach der anschließend die Evaluierungs- und Auswahlphase folgt. Hierbei sollten Sie mehrere Anbieter kontaktieren. Bei großen Investitionen bietet sich eine Testphase an, bevor Sie sich für einen Kauf entscheiden. Neben der reinen Anschaffung des neuen Kassensystems sollten Sie zudem darauf achten, dass Ihr Kassenanbieter das Kassensystem bei Ihnen installiert und einen technischen Hotfalldienst anbietet. Gerade bei Unternehmen die täglich viele Transaktionen über die Kasse abwickeln, sollte es einen persönlichen Vor-Ort Service geben. Eine reine Telefonhotline ist bei Hardwareproblemen unzureichend.
Gibt es eine Orientierungshilfe für die Anforderungsermittlung beim Kassenkauf?
- In welcher Branche sind Sie tätig? Gibt es hier spezielle Anforderungen die zu erfüllen sind?
- Welche Funktionen brauchen Sie beim Kassiervorgang? Gastronomen brauchen beispielsweise die Bestellaufnahme bzw. die Funkbonierung mit Gangsteuerung, Metzgereien benötigen den Anschluss an eine geeichte Hochleistungswaage, Bäckereien benötigen die Verknüpfung zu Backprogrammen etc.
- Brauchen Sie ein Warenwirtschaftssystem? Eventuell auch mit Anbindung an Ihre E-Commerce-Kanäle?
- Haben Sie mehrere Filialen? Brauchen Sie also ein filialfähiges Kassensystem?
- Kassiert mehr als eine Person gleichzeitig an einer Kasse und benötigen Sie dabei unterschiedliche Rollen- und Berechtigungskonzepte?
- Benötigen Sie Umsatzauswertungen und Schnittstellen zur Buchhaltung und Steuerberater?
- Welche Peripheriegeräte möchten Sie an die Kasse anschließen? Z.B. Scanner, Kartenterminal, Drucker, Kassenschublade, Bargeld-Recycler?
- Muss Ihre Kasse Schmutzschutz haben oder Hitze-/Kälteresistenz sein?
- Wie wichtig ist es mir, dass die Kasse zu jedem Zeitpunkt reibungslos funktioniert? Benötige ich eine Reservekasse oder einen 24/7 Notfallhotline?
- Wie wichtig ist es mir, dass ich jederzeit einen schnellen Kassiervorgang habe? Gerade Kunden die Stoßzeiten haben sollten berücksichtigen, dass gerade Cloud-Kassen von der Qualität der Internetverbindung abhängig sind. Sollte diese schlecht sein, oder das System überfordert, wird die Kasse langsam. Billigkassen werden aufgrund ihres begrenzen Arbeitsspeichers nach einiger Zeit deutlich langsamer, was auch zu Fehlbonierungen führen kann. Ist das ein Problem?
- Wie lange sollte die Kasse im Einsatz sein, bevor Sie sich für eine Neuinvestition entscheiden
Wie sollte ich bei der Auswahlphase des Kassenanbieters vorgehen?
- Lassen Sie sich mehrerer Angebote vorstellen und bewerten Sie die Angebote anhand der von Ihnen erstellten Auswahlkriterien. Einige Anbieter bieten eine Testphase an, bei anderen gibt es vorher eine Systempräsentation. Prüfen Sie typische Kassenvorgänge oder Bedienabläufe. Bewerten Sie die Ergebnisse anhand der von Ihnen gemachten Vorgaben.
- Eine Anschaffung in ein neues Kassensystem kann unter Umständen eine große Investition sein. Fragen Sie nach Finanzierungsmöglichkeiten, wie Leasing, Mietmodell oder Teilzahlung. Das optimiert Ihren Cash-flow.
Was für Möglichkeiten gibt es bei Kundenbindung, Reporting und digitalem Marketing?
Mit den richtigen Instrumenten machen Sie Ihr Kassensystem zu einem Online-Marketinginstrument. Das erhöht die Kundenbindung und steigert Ihren Umsatz. Und genau dabei helfen Kassensysteme und bieten Funktionen wie: Kundenkarten, Gutscheine, Online-Reservierung, Coupons, Punkte sammeln.
- Kundenkarte: Damit profitiert der Kunde des Unternehmens von besonderen Serviceleistungen. Manche dieser Karten gibt es auch mit Bezahlfunktion. Gute Kundenkarten sind dabei individuell für Sie gestaltet. Auf Basis der gespeicherten Daten können Sie gezielt Kundengruppen ansprechen und diese mit z.B. Rabattaktionen zum Kauf anregen.
- Gutscheine: Per SMS, E-Mail oder Messenger-Nachricht erhält der Kunde Gutscheine, die er beim Kauf einlösen kann und die GOBD konform von der Kasse verwaltet werden.
- Online-Reservierungssystem: dieses Modul ersetzt unübersichtlichen Reservierungen und ermöglicht Online-Reservierungen mit vielen Extras. Dieses Modul ersetzt herkömmliche, unübersichtliche Reservierungskladden durch ein praktisches Online-Reservierungssystem mit vielen Extras. Zum Beispiel lassen sich Reservierungen zentral über das Kassensystem abwickeln, sodass jeder Mitarbeiter stets den aktuellen Stand der Reservierungen aufrufen kann, ohne sich mühsam durch handschriftliche Notizen arbeiten zu müssen.
- Coupons: Belohnen Sie Ihre Kunden mit einem Bonus für den nächsten Besuch. Coupons mit attraktiven Vorteilen animieren Ihre Kunden zu weiteren Besuchen in Ihrem Haus. Mit Kassencoupons können Sie Coupons einfach und ohne großen Aufwand anbieten. Leistungen sind prozentualer Rabatt, kostenlose Produktbeigabe, Gutschriftsbetrag oder neuer Preis. Coupons können anonyme oder personalisiert aufgesetzt werden. Abwicklung per eindeutigem, nur einmal einlösbaren Barcode auf dem Kassenbon, der automatisch an der Kasse verrechnet wird.
- Punkte sammeln: Punkte sammeln erhalten Ihre Kunden umsatzbasierte Bonuspunkte. Die gesammelten Punkte können anschließend von Ihren Kunden als Zahlungsmittel verwendet werden. Punkte als Zahlungsmittel: Lassen Sie Kunden Punkte mit Ihren Kundenkarten sammeln. Jeder Punkt hat einen Gegenwert von einem Cent. Sie entscheiden, wie viele Punkte pro 1 Euro Umsatz vergeben werden und wie viele Punkte gesammelt sein müssen, um das Guthaben beim Einkauf verwenden zu können. Sie können Ihre Kunden mit x-fach-Punkten auf umsatzschwache Tage lenken. Das Einlösen der gesammelten Punkte erfolgt durch Verrechnung an der Kasse.
